Gestione CITES digitale: come Temera semplifica la compliance sulla Convenzione di Washington

Quando si tratta di pellami esotici o legni pregiati, un errore burocratico può bloccare un’intera collezione e distruggere la reputazione di un brand. La Convenzione di Washington (CITES) impone infatti controlli stringenti sul commercio di oltre 38 000 specie protette, suddivise in tre Appendici a tutela di fauna e flora a rischio estinzione.

Per molti marchi, gestire manualmente i permessi significa settimane di attesa, file Excel e timbri cartacei distribuiti fra fornitori, dogane e retail.

In questo scenario, Temera — azienda leader mondiale nella tracciabilità e serializzazione dei prodotti per i mercati moda e lusso – ha sviluppato una piattaforma di gestione CITES digitale capace di digitalizzare la collection dei certificati doganali già emessi, preservandone la tracciabilità lungo tutta la supply‐chain.

Chain of custody e tutela della filiera

Garantire una chain of custody ininterrotta significa poter dimostrare – in qualsiasi momento – la provenienza legale di ogni lotto di pelle esotica o materiale regolamentato.

Con Temera, ogni certificato CITES acquisito viene:

• collegato al lotto di produzione, all’ordine e al serial number finale;

• tracciato lungo tutti i passaggi (fornitore → conceria → magazzino → boutique);

• reso visibile al cliente tramite QR‐code o tag RFID, che rimanda al documento archiviato.

In questo modo il brand tutela la propria supply‐chain, facilita gli audit esterni e riduce il rischio di contestazioni doganali o reputazionali.

Cos’è la CITES e perché oggi serve un approccio digitale

La Convenzione sul commercio internazionale delle specie di flora e fauna selvatiche minacciate di estinzione (CITES), firmata a Washington il 3 marzo 1973 ed entrata in vigore il 1° luglio 1975, conta oggi 184 Stati aderenti e protegge oltre 38 000 specie.

Scopo primario è prevenire l’eccessivo sfruttamento di animali e piante vulnerabili, regolamentandone l’esportazione, l’importazione e la riesportazione attraverso un sistema di permessi internazionali.

Ogni transazione CITES prevede tre fasi obbligatorie:

1. Certificato d’origine – rilasciato dall’autorità competente del Paese esportatore, attesta la provenienza legale dell’esemplare o del materiale (ad es. pellame, legno o parti di animale).

2. Conferma di non-detrimento (NDF) – valutazione tecnica che garantisce che la raccolta o la cattura dell’esemplare non comprometta la sopravvivenza della specie in natura..

3. Permesso di riesportazione – necessario quando il bene attraversa più confini doganali, per attestare il rispetto delle norme in ogni tappa del viaggio.

Ogni anno vengono emessi oltre 1 milione di permessi, con tempi cartacei che possono superare i 60 giorni e margini di errore umano che causano ritardi, sanzioni e sequestri.

Per questo, autorità come la Commissione Europea e molti Paesi extra-UE stanno spingendo all’e-permitting: piattaforme digitali che sostituiscono i moduli cartacei, offrono tracciabilità in tempo reale, validazioni automatiche dei dati e audit-trail completi, riducendo drasticamente i rischi di frode e i tempi di rilascio.

Quali sono le tre categorie CITES?

La Convenzione di Washington (o Trattato di Washington) cataloga le specie soggette a regolamentazione in tre Appendici, graduando gli obblighi di tutela e le procedure di rilascio dei permessi.

1. Appendice I – Specie minacciate - Comprende le specie a rischio elevato di estinzione: il commercio internazionale è in linea di principio vietato, salvo deroghe eccezionali (per esempio a fini scientifici o di conservazione).
2. Appendice II–Specie controllate - Raccoglie la maggior parte delle specie di interesse per il fashion & luxury. Il commercio è consentito, ma richiede permessi specifici e la conferma di non‐detrimento (NDF) per garantire che l’utilizzo non comprometta la sopravvivenza in natura.
3. Appendice III – Specie soggette a tutela nazionale - Includono specie per le quali un singolo Paese chiede supporto internazionale nel controllo del commercio. L’obbligo documentale varia in base all’area geografica di provenienza.

La Convenzione di Washington e l’Europa

Oltre alla Convenzione di Washington, l’Unione Europea applica il Regolamento CE 338/97 e il più recente Regolamento di esecuzione UE 2024/966, che dettagliano controlli, moduli e codici tariffari specifici per le merci di origine animale. A questi si affiancano:

• Regolamento di esecuzione CE 865/2006: catalogazione dettagliata delle specie protette.

• Regolamento UE 792/2021: definizione dei modelli di certificati CITES e della documentazione ufficiale.

• Regolamento di esecuzione CE 1587/2019: elenco degli esemplari vietati all’introduzione nel mercato UE, dai pellami esotici a varie piante protette.

In Italia, le dogane verificano l’esattezza del certificato CITES nei campi 2 e 3 del DAU (Documento Amministrativo Unico) sulla base di questi atti normativi.

Questa cornice normativa europea e i controlli doganali uniformi garantiscono uno standard unico per gli Stati membri, semplificando l’e‐permitting, la tracciabilità in tempo reale e l’automazione del controllo alle frontiere.

La Convenzione CITES in Italia: uffici e autorità competenti

In Italia la CITES è stata recepita con la Legge 7 febbraio 1992, n. 150, che pone le basi per il controllo e la gestione del commercio delle specie protette. Le autorità nazionali coinvolte sono:

• Ministero della Transizione Ecologica: autorità di gestione, definisce le linee guida per l’applicazione delle norme.

• Ministero delle Politiche Agricole, Alimentari e Forestali: emette i certificati CITES per esportazioni e riesportazioni, avvalendosi operativamente del CUFA (Comando unità forestali, ambientali e agroalimentari dei Carabinieri).

• Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale: responsabile delle licenze di importazione ed esportazione per i paesi extra‐UE.

• Raggruppamento Carabinieri CITES e Guardia di Finanza: eseguono controlli sul territorio e in dogana, garantendo la conformità dei permessi e intervenendo in caso di illeciti.

Come il CITES digitale trasforma le operazioni di fashion & luxury

I brand che utilizzano pelli pregiate (coccodrillo, pitone, rettili esotici) o pellicce di specie protette devono garantire la completa rintracciabilità di ogni singolo manufatto.
La gestione cartacea di questi processi comporta:

• Rischio di dispersione dei certificati tra fornitori, concerie e dogane.
• Tempi di blocco colli in magazzino fino a chiarezza documentale.
• Costi di gestione elevati per verifiche manuali, archiviazione e ricerca storica dei permessi.

Mentre la gestione digitale presenta i seguenti benefici:

1. Raccoglie e centralizza documenti e permessi in un’unica dashboard.
2. Riduce drasticamente i tempi di reperimento dei documenti, eliminando i colli di bottiglia burocratici.
3. Offre reportistica in real-time sui lotti in transito, rendendo più fluide le pianificazioni di lancio collezioni e pre-order.

Mappatura end-to-end della filiera: dalle concerie al cliente finale

La tracciabilità non si esaurisce alla dogana, è fondamentale seguire ogni passaggio interno ed esterno all’organizzazione:

• Allevatori & fornitori: caricamento automatico di documenti CITES al ricevimento materia prima.

• Concerie & terzisti: tracciatura batch-by-batch collegata al certificato d’origine.

• Logistica & magazzini: controllo codici HS e alert su potenziali discrepanze prima della spedizione.

• Retail & customer service: fornitura di un QR/URL unico per ogni articolo, in modo che il cliente finale possa verificare in autonomia la validità del permesso.

Anche i movimenti interni (es. spostamenti in magazzini UE non doganali) vengono registrati come “Selling Declarations” per mantenere un filo digitale ininterrotto dal fornitore al consumatore.

Implicazioni per la supply chain moda e lusso

+18% conversion rate e-commerce per collezioni “exotic leather”

I brand che digitalizzano i permessi registrano un aumento delle vendite online grazie a spedizioni più rapide e trasparenza documentale.

-12% stock dormiente grazie a sblocco doganale più rapido

Riducendo i tempi di sdoganamento, i lotti non restano più bloccati in magazzino in attesa dei permessi cartacei.

Come ottenere la certificazione CITES passo dopo passo

Passo 1: Verifica classificazione specie

Controlla l’appartenenza della specie nel database delle Appendici CITES (I, II o III).

Passo 2: Richiedi permesso d’esportazione

Invia la richiesta all’autorità competente del Paese di origine per ottenere il permesso di esportazione.

Passo 3: Compila il modulo CITES (Mod. A65-IT)

Allega fattura, documentazione NDF e i dati richiesti sul modulo ufficiale.

Passo 4: Ottieni bollino olografico

Ritira il bollino dall’Ufficio CITES italiano per validare il certificato.

Passo 5: Associa codice ID al prodotto

Collega il codice identificativo del certificato al lotto o al serial number del prodotto.

I limiti della gestione tradizionale

• Tempi: l’emissione cartacea può richiedere 30‐90 giorni.

• Errori umani: campi mancanti o incongruenze portano a respingimenti doganali.

• Scarsa visibilità: dati frammentati tra ERP, email e depositi locali.

• Rischio legale: sanzioni fino al sequestro della merce se il certificato è invalido.

Perché digitalizzare i permessi CITES?

Repository unico e sempre aggiornato

Tutti i certificati CITES, DAU, allegati doganali e questionari batch sono conservati in un archivio centralizzato, facilmente ricercabile.

Tracciabilità end‐to‐end

Ogni documento è collegato al lotto, all’ordine di produzione e al serial number finale, così CSR, logistica e retail vedono lo stesso “single source of truth”.

Riduzione del rischio operativo

Addio a PDF persi in e‐mail o cartelle locali: la piattaforma segnala subito se manca un documento obbligatorio prima della spedizione.

Snellimento dei tempi di verifica

Pur non generando il permesso, il sistema accelera l’iter perché gli attori coinvolti (fornitori, dogana, uffici legali) trovano tutto già pronto e ordinato.

Integrazione con ERP / WMS / PLM

API o flat‐file per sincronizzare codici HS, lotti e movimentazioni: niente più copie manuali o rischi di mismatch tra sistemi.

Visibilità per il cliente finale

NFC, QR/RFID in boutique che rimanda al certificato archiviato: trasparenza documentale, maggiore fiducia e reputazione.

Aggiornamenti normativi centralizzati

Quando cambiano i modelli di certificato o i requisiti EU/extra‐EU, l’IT non deve rincorrere tutti i reparti: basta aggiornare gli schemi di upload.

La risposta di Temera: piattaforma CITES end-to-end e Stylewhere Suite

Temera integra la gestione CITES nella Stylewhere Suite grazie al modulo T.care — dedicato al sourcing e alla tracciabilità delle materie prime. In un’unica piattaforma puoi:

• Mappare fornitori e lotti: Upload guidato di certificati CITES, DAU e documentazione doganale per ogni lotto di pelle o materiale in ingresso.

• Consolidare le certificazioni: Archivio centralizzato di tutti i documenti CITES, con cronologia versioni e collegamento diretto a ordini, lotti e serial number.

• Digitalizzare i processi per ridurre il rischio di errori manuali

  • Workflow guidati e campi obbligatori eliminano la necessità di inserimenti ripetitivi in fogli di calcolo o moduli cartacei.

  • Log di sistema e storico versioni consentono di ricostruire cada passaggio senza affidarsi a e‐mail o file sparsi, riducendo tempi e rischi in fase di verifica.

Nota importante: la piattaforma si occupa di raccogliere e rendere subito disponibili dati affidabili; se necessario lo scoring è integrabile grazie a partnership con altre piattaforme specializzate, offrendo così un percorso completo senza rinunciare alla flessibilità.

In questo modo i brand riducono il lavoro manuale, velocizzano le verifiche esterne e mantengono un’unica fonte di verità per tutta la supply‐chain.

Le Tecnologie abilitanti

• OCR intelligente: estrae dati dai PDF originali dei fornitori, auto‐popola il gestionale e segnala campi mancanti.

• Blockchain ready: possibilità di notarizzare i certificati su ledger pubblico per prova di integrità (opzione in roadmap).

Come funziona la piattaforma Temera in breve

1. Data entry intelligente

• Carichi (o il fornitore carica) i PDF dei certificati CITES, DAU e allegati doganali.
• L’OCR estrae automaticamente specie, volumi, Paese e numero permesso, riducendo l’input manuale.

2. Validazione documenti (senza emissione)

Segnala subito omissioni o discrepanze, così da intervenire prima della spedizione.

3. Chain of custody e workflow di verifica

Ogni modifica—dall’upload iniziale alle approvazioni di CSR, Legal o Logistica—è registrata con utente, data e ora. Grazie al workflow di approvazione definito dal brand, è possibile registrare ogni step è timbrato con utente, data e ora, creando una chain of custody digitale che semplifica l’accertamento doganale e aumenta la tutela legale.

4. Ogni documento caricato passa attraverso il workflow di approvazione del brand (CSR → Legal → Logistica). Integrazione nativa

• API REST o flat‐file per sincronizzare dati con i principali sistemi di gestione come ERP, PLM, WMS
• RFID/QR in boutique: il cliente scansiona e visualizza il certificato archiviato, aumentando la trasparenza.

5. Reporting e analytics

• Dashboard KPI su documenti mancanti, tempi di verifica.
• Esportazione dati verso terze parti (es. organismi di scoring ESG, dogane, auditor) con un click.

Vantaggi competitivi per i brand — approfondimento

Speed‐to‐market

Con tutti i certificati CITES già disponibili, validati e collegati ai lotti di produzione, le spedizioni non rimangono più bloccate in dogana in attesa di controlli o integrazioni documentali. Il risultato è un time‐to‐market più rapido: le collezioni che utilizzano pelli esotiche o materiali regolamentati arrivano in boutique in tempo per la stagione di riferimento, rispettando finestre di lancio e campagne marketing. Un flusso logistico più fluido riduce anche le scorte di sicurezza, liberando liquidità e spazio in magazzino.

Brand integrity

La piattaforma permette di associare a ogni capo un QR‐code o tag RFID che il cliente finale può scansionare in boutique o a casa. In pochi secondi, l’acquirente visualizza il certificato CITES e la provenienza legale del materiale. Questa trasparenza tangibile rafforza la reputazione del marchio su sostenibilità e legalità, elementi sempre più determinanti nelle decisioni d’acquisto di consumatori, investitori e stakeholder istituzionali.

Riduzione costi

La gestione digitale centralizzata elimina attività ripetitive di data entry, ricerca documenti e archiviazione cartacea. Meno lavoro manuale significa minori costi di personale dedicato e, soprattutto, una drastica riduzione di penali o fermo merce dovuti a errori documentali.

Future‐proof

Le normative CITES, insieme ai regolamenti UE (es. 2024/966) e alle iniziative sul digital product passport, sono in continua evoluzione. Temera aggiorna la piattaforma con i nuovi schemi di certificato, campi obbligatori e dataset HS/TARIC, garantendo conformità senza interventi IT del brand. In questo modo l’azienda è pronta ad affrontare l’estensione delle regole a pelli semi‐esotiche o a futuri standard digitali europei.

+22 % produttività back‐office grazie all’OCR

La tecnologia OCR estrae automaticamente specie, Paese, numero permesso e date dai PDF caricati, populando il gestionale in pochi secondi. Il back‐office guadagna tempo prezioso, riducendo errori di trascrizione e rilavorazioni. Le risorse liberate possono concentrarsi su attività di maggior valore, come la gestione fornitori o l’analisi delle performance di filiera.

Chain of custody

Ogni documento caricato viene legato al lotto, all’ordine di produzione e al serial number del prodotto finale, creando una catena di custodia digitale completa. Il brand può dimostrare—con pochi clic—l’origine legale e i passaggi intermedi di materiali regolamentati, facilitando audit interni, diligence ESG e richieste delle autorità. Questo controllo end‐to‐end riduce il rischio di non‐compliance e rafforza la fiducia di clienti e partner commerciali.

I motivi per scegliere T Care

La digitalizzazione dei permessi CITES non è più un’opzione, ma un vantaggio competitivo. Con la soluzione Temera, i brand trasformano un obbligo normativo in leva di reputazione e velocità di mercato.

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FAQ sulla Convenzione di Washington

Quali sono gli animali protetti dalla Convenzione di Washington?

Consulta l’elenco specie protette (Appendici I‐III) sul sito cites.org .

La CITES vale anche per i prodotti finiti (borse, scarpe)?

Sì: il certificato deve accompagnare ogni singolo articolo se contiene parti di specie elencate.

Dove trovo il modulo CITES PDF per l’Italia?

Sul portale del Ministero dell’Ambiente nella sezione “Autorizzazioni CITES”. Con Temera, però, il modulo viene generato e compilato automaticamente.